Skannauspalvelulla tehoa arkeen

Skannauspalvelu - mitä se on?

Nykymaailmassa aika on rahaa, ja tehokkuus on kilpailuvaltti. Monissa yrityksissä kuin yksityishenkilöilläkin pyörii edelleen merkittävä määrä paperisia dokumentteja: sopimuksia, laskuja, henkilöstötietoja, pöytäkirjoja ja arkistoja, jotka vievät tilaa ja hidastavat tiedonhakua. Tässä kohtaa ammattimainen skannauspalvelu tulee apuun ja helpottaa tiedonhallintaa. Skannaamalla voidaan muuntaa fyysiset paperiasiakirjat digitaaliseen muotoon.

JokelaPrintillä on pitkät perinteet ja ammattitaitoinen henkilökunta sekä korkealaatuiset skannerit ja ohjelmistot. Tiedostot voidaan tarpeen vaatiessa nimetä ja indeksoida, jolloin lopputuloksena syntyy hakukelpoinen ja turvallinen sähköinen asiakirja.

5 hyvää syytä, miksi skannauspalvelun käyttö kannattaa

1. Tehokkuus ja saavutettavuus paranevat

Paperipinojen selaaminen tietyn sopimuksen löytämiseksi voi kestää minuutteja tai jopa tunteja. Digitaalisessa arkistossa tiedonhaku onnistuu sekunneissa. Kun dokumentit ovat pilvipalvelussa tai yrityksen sisäisessä järjestelmässä, kaikki osapuolet voivat käyttää niitä missä ja milloin tahansa. Tämä mahdollistaa tehokkaasti etätyön ja modernin työskentelyn.

Yksi skannauspalvelun käyttökohteista on vanhojen palkkahallinnon dokumenttien digitointi. Palvelulla voidaan suoraan liittää esim. työsopimukset palkkahallinnon järjestelmään, jolloin manuaalinen tietojen etsiminen vähenee merkittävästi.

2. Tilan ja kustannusten säästö

Fyysiset paperiarkistot vaativat paljon tilaa. Olipa kyseessä sitten kallis toimistoneliö tai erillinen varasto, säilytys maksaa. Digitoimalla asiakirjat voit vähentää fyysisiä arkistoja ja vapauttaa tilaa tuottavampaan käyttöön.

3. Tietoturva paranee

Paperiarkisto on haavoittuvainen. Tulipalo, vesivahinko tai varkaus voi tuhota korvaamatonta tietoa hetkessä. Digitaaliset tiedostot voidaan varmuuskopioida useisiin eri paikkoihin (mukaan lukien pilvi), mikä takaa liiketoiminnan jatkuvuuden katastrofitilanteissa. Digitaaliset kopiot voidaan suojata salauksella ja niiden käyttöoikeuksien hallinta on helpompaa.

4. Lakisääteinen säilytys helpottuu

Monet alat (esim. kirjanpito, lakipalvelut) vaativat asiakirjojen säilyttämistä tietyn ajan. Digitoidut dokumentit helpottavat säädösten noudattamista ja auditointeja.

5. Toiminta on ympäristöystävällisempää

Vähemmän paperia tarkoittaa vähemmän jätettä ja pienempää hiilijalanjälkeä. Digitaalinen toiminta on modernia ja vastuullista, mikä parantaa myös yritysten imagoa sidosryhmien silmissä.

Mitä yleensä skannataan?

Talous- ja hallintoasiakirjat

• Laskut ja kuitit, talousraportit ja tilinpäätökset
• Palkkalistat ja henkilöstöasiakirjat
• Verotuspäätökset ja ALV-raportit
• Vakuutusasiakirjat

Sopimukset ja oikeudelliset dokumentit

• Työsopimukset, vuokra- ja kauppasopimukset
• Lakiasiakirjat ja viranomaislomakkeet
• Yhteistyö- ja salassapitosopimukset (NDA)
• Patentti- ja immateriaalioikeusasiakirjat

Asiakas- ja projektimateriaali

• Tarjoukset ja tilaukset
• Projektisuunnitelmat ja aikataulut
• Asiakirjat, jotka liittyvät palveluihin tai tuotteisiin
• Käyttöohjeet ja tuotedokumentaatio
• Palauteraportit ja reklamaatiot

Tekninen ja suunnitteluaineisto

• Piirustukset, kaaviot ja kartat
• Rakennuslupiin liittyvät dokumentit
• CAD-piirustukset, Sähkö- ja LVI-suunnitelmat
• Materiaaliluettelot ja tekniset spesifikaatiot

Arkistot ja vanhat paperit

• Historialliset asiakirjat ja arkistot
• Vanhojen projektien dokumentaatio
• Paperiset rekisterit ja lomakkeet

Kenelle JokelaPrintin palvelu sopii?

Yksityishenkilöille:

• jotka haluavat säilyttää vanhoja muistoja ja tärkeitä perheasiakirjoja
• jotka haluavat säästää tilaa ja pienentää paperipinoja (kuitit, laskut, kirjeet)
• jotka haluavat digitaalisia kopioita kirjoista, lehdistä tai historiallisista asiakirjoista omaa käyttöään varten

Yrityksille ja organisaatioille:

• pienille ja suurille yrityksille, joilla ei ole aikaa tai laitteita suurten paperimäärien (kuten vanhojen arkistojen, sopimusten, henkilöstötietojen) digitalisoimiseen.
• toimistoille, joissa on paljon paperityötä: esim. lakitoimistot, kirjanpitotoimistot ja kiinteistönvälittäjät, joiden on säilytettävä asiakirjoja lain vaatimalla tavalla ja varmistettava niiden helppo haku digitaalisessa järjestelmässä.
• suunnittelijoille: arkkitehdit, insinöörit, rakennusyritykset, kiinteistötoimistot
• julkiselle sektorille, viranomaisille ja kunnille
• visuaalisen alan ammattilaisille: taiteilijat, graafiset suunnittelijat ja sisustajat, jotka tarvitsevat digitaalisia versioita alkuperäisistä piirustuksista jatkokäsittelyä ja tulostamista varten.

Lyhyesti sanottuna, skannauspalvelu sopii kenelle tahansa, joka arvostaa tilan säästöä, tiedon helppoa hallintaa, varmuuskopiointia ja saavutettavuutta muuttamalla fyysisen materiaalin kestävään digitaaliseen muotoon.

Näin palvelu toimii käytännössä

1. Tilauksen teko ja aineiston toimitus, aikatauluista sopiminen
2. Skannaus ja digitointi, aineiston käsittely ja tiedostojen nimeäminen
3. Tallennus ja toimitus, aineisto toimitetaan asiakkaalle esimerkiksi USB-tikulla tai turvallisen pilvipalvelun/linkin kautta ladattavaksi.
4. Tuhoaminen, tarpeen mukaan paperiaineisto hävitetään tietoturvallisesti skannauksen jälkeen

Tiedostomuodot

• vakio tallennusmuoto on PDF, myös TIFF- tai JPG-tiedostot onnistuvat.
• maksimi leveys aineistolle on 1m ja pituutta voi olla useita metrejä.
• tiedostojen resoluutio on 300-600 dpi ja asiakirjat voivat olla mustavalkoisia, harmaasävyisiä tai värillisiä

Aikataulut ja kustannukset?

• aikataulu sovitaan aina asiakkaan kanssa yhdessä, samoin käydään läpi kokonaisuuden hinnoittelu

Miksi valita JokelaPrint yhteistyökumppaniksi

JokelaPrintin palvelu yhdistää nopeuden, laadukkaan lopputuloksen ja erinomaisen asiakaspalvelun saumattomaksi kokonaisuudeksi.

• JokelaPrintin palvelu on asiakaslähtöistä. Henkilökohtainen ja yksilöllinen palvelu on tekijä, jota asiakkaat arvostavat. Jokelaprintin henkilökunnan positiivinen asenne ja aito halu auttaa varmistavat hyvän lopputuloksen.
• JokelaPrint tarjoaa kattavasti muutkin digipainopalvelut: Monipuoliset palvelut perinteisistä painotuotteista (käyntikortit, esitteet) aina CAD-tulosteisiin.
• JokelaPrintin toimitukset ovat nopeita: Yksi Jokelaprintin keskeisimmistä myyntivalteista on nopeat toimitukset. Oma lähettipalvelu varmistaa tiukkojenkin aikataulujen onnistumisen.
• Laadukas ja ammattimainen jälki: Palvelun laatu ja ammattitaito on meille itsestäänselvä asia.

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä: hannele.kangas-karki@jokelaprint.fi